Buuky bietet für die Benutzerverwaltung drei Standardoptionen:
Abhängig von der gewählten Benutzerverwaltung stehen in der Buuky-Konfiguration unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.
E-Mail & Passwort
Diese Option ermöglicht es, die Benutzer in der Buuky-Konfiguration zu verwalten. Neue Benutzer können über ihre E-Mail-Adresse eingeladen werden.
Microsoft365
Mit der Microsoft365-Integration ist ein Single Sign-On möglich. Hier werden die Benutzer über das Microsoft User Management verwaltet.
In der Buuky-Konfiguration können den Benutzern verschiedene Rechte verliehen werden.
Buuky Confluence App
Die Buuky Confluence App ist mit dem Confluence User Management integriert. Alle Benutzer,
die dort hinterlegt sind, können auch die Buuky Confluence App mit einem Single Sign-On nutzen.
Die Konfiguration der Administratoren findet hier in der Confluence App Konfiguration statt.
Entsprechend wird bei der Confluence App im Buuky-Konfigurationsbereich keine Benutzerverwaltung angezeigt.
Die Buuky Benutzerverwaltung befindet sich in der linken Seitennavigation des Konfigurationsbereichs, wie in dem folgenden Screenshot zu sehen ist. In der Confluence App ist der Bereich, wie oben beschrieben, nicht zu sehen, da die Konfiguration über die Confluence App Verwaltung stattfindet. Wenn nur die Microsoft365-Integration ohne zusätzliche E-Mail/Passwort-Anmeldung genutzt wird, sind nur die aktiven Mitglieder und nicht die Einladungen verfügbar.
Die Ansicht für aktive Mitglieder zeigt alle Benutzer, die sich in Buuky angemeldet haben. Im Fall der Microsoft365-Integration werden nur diejenigen angezeigt, die Buuky bereits genutzt haben und nicht alle, die generell in Microsoft365 hinterlegt sind.
Die Übersicht der aktiven Mitglieder kann mit einem Klick auf die verschiedenen Spaltentitel sortiert und über das
Eingabefeld über der Liste nach Namen und E-Mail-Adressen gefiltert werden.
Am unteren Rand der Liste gibt es die Möglichkeit, durch die Gesamtliste zu blättern und auszuwählen, wie viele
Mitglieder je Seite angezeigt werden sollen.
Verfügbare Aktionen
Die Liste der aktiven Mitglieder erlaubt:
Für die E-Mail/Passwort-Benutzerverwaltung von Buuky bietet der Buuky-Konfigurationsbereich einen Abschnitt "Einladungen". Hier können neue Mitglieder einfach über ein Formular mit der Eingabe von Name und E-Mail-Adresse sowie optionalen Admin-Rechten eingeladen werden. Buuky verschickt daraufhin eine E-Mail mit einem Willkommenstext und einem individuellen Einladungslink. Der Willkommenstext ist dabei in der aktuellen Browsersprache des einladenden Benutzers (Deutsch oder Englisch).
Klickt ein User einen Einladungslink an oder öffnet ihn in einem Browser, so wird er zu einer Seite geführt, auf der er ein Passwort für sich festlegen kann. Ein Passwort muss mindestens 6 Zeichen enthalten. Sobald es festgelegt wurde, wird ein aktives Mitglied angelegt und die Einladung gelöscht.
Nach der Passworteingabe wird das neue Mitglied auf die Login-Maske geführt, kann sich anmelden und kann direkt anfangen, Arbeitsplätze zu buchen.
Achtung: Einladungen sind für 7 Tage gültig. Nach dieser Zeit verfällt das darin enthaltene Einladungstoken aus Sicherheitsgründen. In diesem Fall muss die abgelaufene Einladung gelöscht und eine neue verschickt werden.
Die Einladungsansicht stellt eine Liste aller noch nicht angenommenen Einladungen dar. Sobald eine Einladung angenommen wurde, wird sie hier aus der Liste entfernt. Über das Papierkorb-Icon besteht die Möglichkeit, Einladungen zu löschen und damit auch den zugehörigen Einladungslink ungültig zu machen.
