Buuky Help
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Benutzerverwaltung

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Buuky bietet drei Standardoptionen für die Benutzerverwaltung:

  • E-Mail & Passwort (Eingebaut)
  • Microsoft365-Integration
  • Confluence (Confluence App)

Abhängig von der gewählten Benutzerverwaltung stehen in der Buuky-Konfiguration unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.

E-Mail & Passwort
Diese Option ermöglicht es, die Benutzer:innen in der Buuky-Konfiguration zu verwalten. Neue Benutzer:innen können über ihre E-Mail-Adresse eingeladen werden.

Microsoft365
Mit der Microsoft365-Integration ist ein Single Sign-On möglich. Hier werden die Benutzer:innen über das Microsoft User Management verwaltet. In der Buuky-Konfiguration können den Benutzer:innen verschiedene Rechte verliehen werden.

Buuky Confluence App
Die Buuky Confluence App ist mit dem Confluence User Management integriert. Alle Benutzer:innen, die dort hinterlegt sind, können auch die Buuky Confluence App mit einem Single Sign-On nutzen. Die Konfiguration der Administrator:innen findet hier in der Confluence App Konfiguration statt. Entsprechend wird bei der Confluence App im Buuky-Konfigurationsbereich keine Benutzerverwaltung angezeigt.

Benutzerverwaltung in der Buuky-Konfiguration

Die Buuky Benutzerverwaltung befindet sich in der linken Seitennavigation des Konfigurationsbereichs, wie in der folgenden Abbildung zu sehen. In der Confluence App ist der Bereich, wie oben beschrieben, nicht zu sehen, da die Konfiguration über die Confluence App Verwaltung stattfindet. Wenn nur die Microsoft365-Integration ohne zusätzliche E-Mail/Passwort-Anmeldung genutzt wird, sind nur die aktiven Mitglieder und nicht die Einladungen verfügbar.

Buuky config menu

Benutzerverwaltung - Aktive Mitglieder

Die Ansicht für aktive Mitglieder zeigt alle Benutzer:innen, die sich in Buuky angemeldet haben. Im Fall der Microsoft365-Integration werden nur diejenigen angezeigt, die Buuky bereits genutzt haben und nicht alle, die generell in Microsoft365 hinterlegt sind.

Buuky config menu

Die Übersicht der aktiven Mitglieder kann mit einem Klick auf die verschiedenen Spaltentitel sortiert und über das Eingabefeld über der Liste nach Namen und E-Mail-Adressen gefiltert werden.
Am unteren Rand der Liste gibt es die Möglichkeit, durch die Gesamtliste zu blättern und auszuwählen, wie viele Mitglieder pro Seite angezeigt werden sollen.

Verfügbare Aktionen

Die Liste der aktiven Mitglieder erlaubt folgende Aktionen:

  • Mitglieder löschen
    Über das Papierkorb-Icon können Mitglieder mitsamt ihren Buchungen gelöscht werden.
    Dabei ist es nicht möglich sich selbst zu löschen, um sicherzustellen, dass ein Zugang zum System erhalten bleibt. Wird ein User gelöscht bleiben die Buchungen erhalten, damit Auslastungsstatistiken nicht beeinflusst werden. Hinweis: Im Fall der Microsoft365-Integration können sich gelöschte Mitglieder wieder anmelden, sofern dies nicht in der Microsoft365-Konfiguration ausgeschlossen wird.
  • Administrationsrechte vergeben und entziehen
    Über die Checkbox für Adminrechte können diese den Mitgliedern zugewiesen und wieder entzogen werden.
    Adminrechte erlauben es den Mitgliedern auf den Konfigurationsbereich zuzugreifen.
    Nur Admins können andere Adminrechte verwalten.
  • Owner-Rolle vergeben und entziehen
    Über die Checkbox für Ownerrechte können diese den Mitgliedern zugewiesen und wieder entzogen werden.
    Die Owner Rolle impliziert Adminrechte und erlaubt es den Mitgliedern auf die Kontoverwaltung zuzugreifen.
    Nur Owner können andere Ownerrechte verwalten.

Benutzerverwaltung - Einladungen

Für die E-Mail/Passwort-Benutzerverwaltung von Buuky bietet der Buuky-Konfigurationsbereich einen Abschnitt "Einladungen". Hier können neue Mitglieder einfach über ein Formular mit der Eingabe von Name und E-Mail-Adresse sowie optionalen Admin-Rechten eingeladen werden. Buuky verschickt daraufhin eine E-Mail mit einem Willkommenstext und einem individuellen Einladungslink. Der Willkommenstext ist dabei in der aktuellen Browsersprache des/ der -einladenden Benutzer:in (Deutsch oder Englisch).

Klickt das neue Mitglied einen Einladungslink an oder öffnet ihn in einem Browser, so wird es zu einer Seite geführt, auf der es ein individuelles Passwort festlegen kann. Ein Passwort muss mindestens 6 Zeichen enthalten. Sobald das Passwort festgelegt wurde, wird der/die neue Benutzer:in als aktives Mitglied angelegt und die Einladung wird gelöscht.

Nach der Passworteingabe wird das neue Mitglied auf die Login-Maske geführt, kann sich anmelden und direkt anfangen, Arbeitsplätze zu buchen.

Achtung: Einladungen sind für 7 Tage gültig. Nach dieser Zeit verfällt das darin enthaltene Einladungstoken aus Sicherheitsgründen. In diesem Fall muss die abgelaufene Einladung in der Einladungsansicht gelöscht und eine neue verschickt werden.

Buuky config menu

Die Einladungsansicht stellt eine Liste aller noch nicht angenommenen Einladungen dar. Sobald eine Einladung angenommen wurde, wird sie hier aus der Liste entfernt. Über das Papierkorb-Icon besteht die Möglichkeit, Einladungen zu löschen und damit auch den zugehörigen Einladungslink ungültig zu machen.


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